皆さんは会社の名刺管理はどのようにしているだろうか？
筆者の会社では名刺管理サービスSansanを導入したが、これが非常に素晴らしい。社内の情報共有に苦慮している方は是非とも会社に導入進言することをお勧めしたい。
経緯
どの会社でもそうだろうが、紙で名刺を有効活用する上では以下の問題がある。
- 整理が面倒
- 探すのが面倒
- 社内共有が出来ない
で、当然データ化して管理するという話になる。
筆者の会社ではMicrosoft365を導入しており、ユーザ間でアドレス帳が共有管理できる。これならいける！と早速部署ごとに共有アドレス帳を作りユーザーに周知したが、すぐに問題にぶち当たった。そう、誰も名刺情報を入力しないのだ。
営業担当も暇ではないのでいちいち入力は出来ないし、管理するのだって手間がかかる。あまりお金はかけたくなかったが、しぶしぶCMでおなじみの有料サービスSansanを導入する事に。。。
しかし実際に導入すると思った以上にメリットがあり、費用対効果はバツグンだった。
以下主なメリットを記載する。
メリット① 入力が楽
名刺をスキャンする。以上。 本当に楽である。
スキャン方法はスマホアプリか専用スキャナーの2通りある。
最初は溜まっている大量の名刺を専用スキャナーで一気に取り込む。
筆者はシステム部門の人間なので名刺はそれほど多くないがそれでも数百枚あった。これだけの枚数でも取込に要した時間は10分程度である。これを手入力でやっていたらと思うとゾッとする。
その後の名刺交換はスマホアプリでスキャンしておしまいである。
実際のデータ化はSansanの中の人(と委託会社)がスキャンされた名刺を人力で入力している。要するに入力の手間を肩代わりしてくれているわけだ。このためデータ化には多少のタイムラグがある。
※データ入力中の名刺は上記のように把握可能。だんだんデータ化されるのが楽しみになってくる。
メリット② 閲覧が楽
閲覧はスマートフォンアプリ、PCからできる。
名刺検索は会社単位・個人名等で可能なので、名刺帳をペラペラめくるより遥かに早い。
住所をクリックするとGoogleMapが一発で起動するので所在地確認もすぐできる。
また、データ化した名刺を元に自動でその会社の組織ツリーを作成してくれる。
IR情報などで公表されている人事情報に基づいて所属や肩書も自動更新される。
名寄せ機能もあり、同一人物でダブった名刺の整理も簡単だ。
メリット③ 社内で情報共有できる
これが一番大きいが、社内で生きた情報共有ができる。
コンタクト情報を入力できるのだが、当然これも共有できるので、いつだれがどのようなアプローチをしたかを簡単に把握できる。担当者引継ぎや新規案件・進捗管理が非常にやりやすい。
また他の人がスキャンした名刺情報を自分の情報に取り込めるので、常に最新の部署や肩書を自分の名刺情報に反映することもできる。
登録された情報を見ていると「あの人にこんな人脈があったのか！」といった新たな発見もあり、ユーザーの名刺取り込みが進むのが楽しくなってくる。
メリット④ 取引先のニュースがまとめて把握できる
PCのWeb管理画面からは名刺交換したことがある取引先のニュースが一覧で確認できる。
主要なニュースをまとめて確認できるので非常に便利。営業担当者には特に有用な機能だろう。
※人事異動も分かるので、出世のお祝いなどいち早くアクションできる。
まとめ
結論から言うと買い、である。
一度導入してしまうともう紙の名刺管理には戻れない。
ただ個人で買うものではないし、それなりの費用(1ユーザ5~6000円/月)も掛かるので気軽に導入というわけにもいかないと思う。
無料のトライアルがあるので、まずはその良さを体感し、導入につなげていってはどうだろう。
ちなみに同会社から個人向け(無料)アプリEightも出ているので、こちらから試すのもありかもしれない。